De voordelen voor Gemeente Westland van StembureauSucces

In het verleden organiseerde gemeente Westland mondelinge bijeenkomsten voor voorzitters en stembureauleden. Toen destijds de verplichting kwam om iedereen te instrueren, werd dat een behoorlijke uitdaging met 54 voorzitters, 162 stembureauleden en 216 tellers. Daarom zochten ze naar een oplossing. Zo kwamen ze uit bij de online training StembureauSucces. Arenda Overvliet, Projectleider verkiezingen, vertelt welke voordelen ze ervaart van deze e-learning.

Arenda: Als 100.000+ gemeente werden de aantallen bij een instructieavond voor stembureauleden op enig moment erg groot. Hoewel die bijeenkomsten altijd erg leuk waren door de connectie die je met elkaar had, hadden we geen zicht of alle kennis goed werd nageleefd op de verkiezingsdag. Vanaf het moment dat het verplicht werd om iedereen vooraf te instrueren, hebben we nagedacht: Hoe kunnen we dat doen? En vooral; Hoe kunnen we dat makkelijker doen?

Inmiddels – en dat is een jaar of 9 geleden – kozen we voor StembureauSucces van KCM. In die tijd was het best wel bijzonder om de keuze te maken voor een training die online plaatsvond.

Verandering is vernieuwing

Met iedere verandering die je doorvoert, haken er mensen af en haken er nieuwe mensen aan. Dat gold ook toen we kozen voor deze online training. Wat dat betreft werkt verandering vernieuwing in de hand. Wij vonden dat een voordeel. Zo gebeurde het weleens  dat mensen niet kwamen opdagen bij een bijeenkomst en dus onvoldoende voorbereid de verkiezingsdag in gingen. Met deze online training heb je daar veel beter zicht op.

 Voordelen van StembureauSucces

Daarnaast ervaren we nog meer voordelen van op deze manier de mensen trainen:

• Door het als e-learning aan te bieden, kan iedereen op zijn eigen tijd de training volgen. Dat past helemaal bij de tijd waarin we leven, waarop mensen hun eigen tijd indelen.
• Doordat iedereen dezelfde stof heeft gehad, zijn dingen niet voor tien verschillende manieren uitlegbaar. Op de dag van de verkiezingen ‘spreekt’ iedereen dezelfde taal en kunnen mensen elkaar aanspreken als er iets onduidelijk is.
• Eerder hadden we met de fysieke bijeenkomsten geen zicht op de kennis die was blijven hangen. Nu weet je zeker dat iedereen dezelfde kennis heeft doorlopen en het heeft begrepen.
• In de online training kan je ook extra filmpjes toevoegen. Zo zit bij ons bijvoorbeeld het filmpje over de telmethode ook in de training. Dat maakt het heel handig, makkelijk en compleet.

Eerst de indeling, dan de training

Gemeenten hanteren verschillende werkwijzen als het gaat over de volgorde van een indeling maken voor de bemanning van de stembureaus en het trainen. Sommigen kiezen ervoor om eerst de training aan te bieden en als iemand het dan haalt, diegene in te delen. Wij werken andersom. Het start met het maken van de indeling. Vervolgens bieden wij mensen de training aan. Dat is een heel bewuste keuze die bij ons goed werkt.

De voordelen van eerst indelen en dan trainen

Wij ervaren deze manier van werken als heel fijn om meerdere redenen. Als je indeelt op basis van de uitslag, dan moeten mensen dus ver van tevoren – misschien wel twee maanden – de training volgen. Je hebt tenslotte tijd nodig om de indelingen te maken. En misschien is de opgedane kennis dan op de verkiezingsdag alweer wat weggezakt. Op deze manier zit alles nog vers in het geheugen en wij hebben ruim voldoende tijd om de indeling te maken. En zou iemand de training ondanks een herinnering uiteindelijk toch niet volgen, dan is het slechts een kwestie van bijsturen op de gemaakte indeling.

Nabellen is niet nodig

In onze communicatie vooraf zijn we heel duidelijk (of misschien zelfs wel een beetje streng J): als je het niet haalt of je volgt de training niet, dan trekken we je benoeming in en word je vervangen. Maar eerlijk is eerlijk, bij ons volgen ze de training gewoon. We hoeven niemand na te bellen. Het is eerder zo dat ze ons bellen als we via de mail aankondigen dat ze binnen enkele dagen de toegang tot de training krijgen, dat ze contact opnemen waar de inlogcode blijft.

Zo ervaren we de training en KCM

Je hebt veel aanbieders van stembureautrainingen. Wij kozen destijds voor StembureauSucces en daar zijn we nog altijd blij mee. Het is een gemakkelijke manier om alle mensen op dezelfde manier te trainen. Je weet zeker dat iedereen dezelfde kennis heeft opgedaan. De kwaliteit van de training is gewoon goed. Dat krijgen we ook terug van de mensen die de e-learning volgen. Ook over de samenwerking met KCM zijn we positief. Of het nou gaat om het versturen en bijhouden van de uitnodigingsmail voor de training, de herinneringsmail of het contact met de mensen van KCM, wij zijn tevreden. Anders ben je ook niet al zo lang klant!