Van traditioneel naar digitaal: zo ervaart gemeente Zeist de voordelen van online training StembureauSucces

Tijdens verkiezingen beschikt de gemeente Zeist over 40 stemlocaties. Dit betekent dat zo’n 400 tot 450 mensen getraind moeten worden om de stembureaus goed te kunnen bemannen. Een aanzienlijke taak. Toen Ciska de Groot, backoffice medewerker burgerzaken, de verantwoordelijkheid kreeg om een trainingstraject te organiseren – een traject dat tot dan toe altijd fysiek plaatsvond – koos zij voor de online training StembureauSucces. Hoe zet gemeente Zeist deze training in en welke voordelen ervaren zij?

Ciska: Vanaf het moment dat ik in het project ‘verkiezingen’ kwam, was mijn opdracht helder: als je dingen ziet die je kan verbeteren of digitaliseren, ga daar dan mee aan de slag. De slag naar digitalisering voor de training van stembureauleden, kwam dan ook al snel op mijn vizier.

Landelijk is het verplicht dat stembureauleden getraind zijn. Voorheen deden we dat door het organiseren van fysieke trainingen. Maar je hebt geen idee of de kennis beklijft bij de deelnemers en met zo’n groot aantal mensen is het organiseren ervan enorm tijdrovend. Tijd die je graag besteedt aan alle andere zaken die je moet regelen rondom verkiezingen. Dat moest dus anders.

De voordelen die gemeente Zeist ervaart met StembureauSucces

Ik ben op zoek gegaan naar verschillende online trainingen en uiteindelijk kozen we voor StembureauSucces. En daar ben ik nog altijd blij mee sinds we die keuze in 2018 maakten. We ervaren veel voordelen:

• Tijdbesparing. Zowel voor ons als voor de stembureauleden is het makkelijker. Iedereen kan op zijn eigen tijd de training volgen en mensen hoeven niet meer naar ons toe te komen. Dat scheelt voor iedereen veel tijd.
• Inzicht. Er is (nog) geen landelijke toetsverplichting. Wij kiezen binnen onze gemeente wél voor een toetsmoment in de training. Op die manier is snel inzichtelijk wie er wel en niet geslaagd zijn en dat mensen dus kennis van zaken hebben.
• Gebruiksvriendelijk en up to date. De StembureauSucces training is goed, gebruiksvriendelijk, overzichtelijk met filmpjes en heel compleet. Ook zijn altijd de laatste wijzigingen erin meegenomen. Het niveau van StembureauSucces ligt hoger dan andere digitale trainingen die ik op dit gebied heb gevolgd.
• Verhoogde kwaliteit. De kwaliteit van de stembureauleden is omhooggegaan sinds de digitale training, omdat ze nu precies weten hoe ze moeten handelen in bepaalde situaties. Bijvoorbeeld wanneer mogen mensen wel en niet samen een stemhokje in of wanneer is een stembiljet wel of niet geldig.
• Capabele stembureauleden. Eerst gaf Jan en alleman zich op als stembureaulid. Het kwam dan voor dat mensen niet capabel bleken. Voor ons is het voordeel nu dat als mensen niet digitaal vaardig zijn, omdat ze bij wijze van spreken al niet kunnen inloggen in de training, dan zetten we hen ook niet in.

Naast de digitale training bieden we op een aantal momenten nog wel een fysieke training aan voor het telproces, zodat mensen dat kunnen oefenen. We werken met een bepaalde telmethode, wat discussie voorkomt aan het einde van de avond hoe we het stemmen tellen gaan aanpakken. Deze strakke telmethode is ook geïmplementeerd in StembureauSucces.

Zijn er dan alleen maar voordelen aan de online training?

Als mensen als stembureaulid willen deelnemen, kunnen ze zich aanmelden en dan ontvangen zij de link naar de online training. Na 2 weken volgt een herinnering wanneer ze deze nog niet gevolgd hebben. Hartstikke handig natuurlijk. Maar er zit ook een nadeel aan een online training. Helaas is de praktijk dat we veel mensen achter de broek aan moeten zitten om te weten waarom ze de training nog niet gevolgd hebben.

Inmiddels hebben twee mensen van ons klantcontactcenter dit bij ons uit handen genomen. Zij bellen voor ons de deelnemers na. Dat is een behoorlijk tijdrovend klusje wat richting de verkiezingen zo’n 2-3 dagen in beslag neemt. Soms zijn mensen het vergeten (ondanks de herinnering). Ook komt het voor dat mensen denken dat als ze de training niet volgen, het logisch is dat ze niet meer kunnen/willen deelnemen als stembureaulid. Daar moeten we dus wel echt bovenop zitten.

 Wel of niet trainen bij meerdere verkiezingen per jaar?

Voor elke verkiezing stellen wij de training verplicht. Als er 2 verkiezingen per jaar zijn, dan biedt StembureauSucces vaak een verkorte training aan. Soms is dat wel even een dingetje voor de mensen. “Moeten we nou wéér die training doen?, hoor je dan. Wij zeggen dan altijd: “Als je het zo goed weet, dan ben je ook zo door de training heen.” Je wil toch dat de deelnemers even hun kennis opfrissen en toetsen, want er verandert altijd wel iets.

Over de samenwerking met KCM en StembureauSucces

Al jaren werken we samen met vaste contactpersonen van KCM en we ervaren het dan ook als een prima samenwerking. De mensen zijn toegankelijk, ze reageren snel als we vragen hebben of ergens tegenaan lopen. Ondanks dat er de mogelijkheid is in StembureauSucces dat je eigen vragen kan toevoegen, kiezen wij hier bewust niet voor. KCM heeft er vanuit hun expertise en ervaring over nagedacht hoe je kennis zo goed mogelijk overbrengt. Zij gaan diep op de stof in en zijn goed in het overbrengen van informatie. Dat is niet mijn tak van sport en daarin vertrouw ik volledig op hen.