Privacyverklaring

Over ons
Deze privacyverklaring is van toepassing op KCM Holding B.V. (ook bekend als KCM Group) en op alle
organisaties die aan deze organisatie gelieerd zijn. KCM Holding (KvK-nummer 64972720) is een
entiteit waar de volgende ondernemingen deel van uitmaken:

  • KCM Survey B.V. KvK-nummer: 56688490
  • KCM Academy B.V. KvK-nummer: 78489873
  • KCM Professionals B.V. KvK-nummer: 63599449

De adresgegevens zijn als volgt:
Frans Halslaan 23-D
1231 BB Loosdrecht

Voor vragen of het indienen van een verzoek, kunt u contact opnemen op telefoonnummer 035-
5449800 of e-mailadres welcome@kcmsurvey.eu.

Persoonsgegevens
KCM verwerkt (mogelijk) de volgende persoonsgegevens van u:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens (van natuurlijke personen, eenmanszaken en vof)
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • De persoonsgegevens uit uw CV/sollicitatiebrief
  • Telefoongesprek

Geldige grondslag en doelen
KCM kan op diverse wijzen uw persoonsgegevens verkrijgen. Middels deze privacyverklaring maken wij voor u inzichtelijk welke soort persoonsgegevens dit kunnen zijn, op basis van welke grondslag dit door ons wordt verwerkt en met welk doel.

Sollicitatie
Indien u bij onze organisatie solliciteert, geeft u uw persoonsgegevens telefonisch of per e-mail aan ons door. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verkrijgen via een derde partij (bijvoorbeeld een uitzendbureau of recruitmentbureau). Het gaat hierbij om uw NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres en de persoonsgegevens uit uw CV/sollicitatiebrief.
KCM verwerkt deze persoonsgegevens voor het verwerven van personeel voor haar organisatie. Zij heeft voor deze verwerking een gerechtvaardigd belang, namelijk het werven van personeel dat goed aansluit bij de functie/organisatie.

Contact via website
Het is mogelijk dat u via de website van KCM uw contactgegevens/persoonsgegevens aan KCM verstuurt, zodat wij contact met u kunnen opnemen. Dit betreft uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Deze persoonsgegevens worden met uw toestemming verwerkt met het doel om contact met u te kunnen opnemen voor het maken van een afspraak.
Indien het contact leidt tot een overeenkomst, worden de persoonsgegevens verwerkt om hier uitvoering aan te kunnen geven.

Nieuwsbrief
Indien u zich aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrief, verwerken wij uw naam en e-mailadres met uw toestemming om u de nieuwsbrief te kunnen toezenden. Voor de nieuwsbrief kunt u zich op elk gewenst moment weer afmelden.

Dienstverlening KCM
Voor de uitvoering van onze dienstverlening en de met onze klanten gesloten overeenkomst (of ten behoeve van het uitbrengen van een offerte), verwerkt KCM persoonsgegevens van de contactpersoon binnen de betreffende organisatie. Het betreft in dit geval een naam, telefoonnummer en e-mailadres. De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst.

Persoonsgegevens geënquêteerden -KCM Survey B.V.
Onze dienstverlening bestaat ondermeer uit het meten van de klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid voor organisaties. Dit doet KCM in opdracht van en uit naam van haar klant. Onze klant blijft te allen tijde de verwerkingsverantwoordelijke in dit specifieke geval. Dit betekent dat onze klant een wettelijke grondslag heeft om de persoonsgegevens van de geënquêteerden/betrokkenen te verwerken. Wij verwerken deze persoonsgegevens als een ingeschakelde verwerker. Met elke organisatie/klant heeft KCM een verwerkersovereenkomst hiervoor gesloten. Wij gaan uiteraard op dezelfde zorgvuldige wijze om met deze persoonsgegevens. Voor het inroepen van een wettelijk recht dient een betrokkene zich echter te wenden tot de organisatie uit wiens naam het onderzoek is uitgevoerd en hiervoor verwijzen wij u naar de privacyverklaring van de betreffende organisatie.

Direct marketing
Er kunnen ook persoonsgegevens verwerkt worden indien KCM gebruik maakt van digitale direct marketing. Het uitgangspunt hiervoor is dat wij dit enkel zullen doen met uw toestemming. Een uitzondering bestaat voor onze bestaande of voormalige klanten. Onze contactpersonen bij deze organisaties mag KCM zonder toestemming een aanbieding sturen voor soortgelijke diensten die wij aanbieden. Wij hebben hiervoor een gerechtvaardigd belang. Indien u digitaal reclame van ons ontvangt, heeft u altijd het recht om uw toestemming hiervoor in te trekken of hiertegen verzet aan te tekenen. U kunt hiervoor contact met ons opnemen.

Opname telefoongesprekken
Op het moment dat u telefonisch contact met ons opneemt, kan dit gesprek worden opgenomen. U wordt hier altijd voorafgaand aan het gesprek uitdrukkelijk op gewezen. De opname kan worden gebruikt voor trainingsdoeleinden/kwaliteitsverbetering en klachtafhandeling. KCM heeft een gerechtvaardigd belang hiervoor.

Cookies
Er kunnen ook persoonsgegevens verwerkt worden door middel van het gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestanden die de aanbieder van een website op de apparatuur van een bezoeker plaatst. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over de gebruiker. KCM maakt gebruik van de volgende soorten cookies:

  • Functionele cookies: deze zijn nodig voor het goed functioneren van de website. Dit is bijvoorbeeld uw keuze om cookies al dan niet te accepteren en/of het onthouden van de op de website ingevulde gegevens. Deze cookies worden niet met derden gedeeld en hiervoor is geen toestemming vereist.
  • Analytische cookies: deze cookies worden gebruikt om onze website en de daarbij behorendestatistieken te analyseren, waardoor de website kan worden geoptimaliseerd. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van Google Analytics. Dit is op een privacy vriendelijke wijze geïnstalleerd zoals geadviseerd is door de Autoriteit Persoonsgegevens. De cookies worden alleen gebruikt om het aantal bezoekers aan de website bij te houden. Hiervoor is geen toestemming vereist.

Bewaartermijnen persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt of verzameld en niet langer dan noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke bepalingen (bijvoorbeeld belastingwetgeving).

De persoonsgegevens die KCM verkrijgt ten behoeve van een sollicitatieprocedure worden – indien KCM geen (arbeids)overeenkomst met u aangaat – uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd. Indien u toestemming geeft om de persoonsgegevens langer te bewaren (in verband met mogelijke toekomstige vacatures), worden de persoonsgegevens uiterlijk 1
jaar bewaard. Indien KCM een open sollicitatie van u ontvangt en er op dat moment geen openstaande vacature is, zal zij hierover met u contact opnemen. Met uw toestemming worden uw persoonsgegevens dan maximaal 1 jaar bewaard met het oog op mogelijke toekomstige vacatures.

Indien u staat ingeschreven voor de nieuwsbrief, blijven uw persoonsgegevens bewaard gedurendedeze inschrijving. U kunt zich op elk moment hiervoor afmelden door contact met ons op te nemen. Na afmelding worden uw persoonsgegevens binnen redelijke termijn verwijderd.

De persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die uw organisatie heeft gesloten met KCM, blijven bewaard zolang dit (fiscaal) wettelijk verplicht is. Dit betreft doorgaans 7 jaar. Indien het contact via onze website niet heeft geleid tot een overeenkomst, worden de persoonsgegevens binnen redelijke termijn verwijderd.

Een tijdens telefonisch contact opgenomen gesprek wordt maximaal 1 jaar bewaard.

Rechten betrokkene
Als betrokkene heeft u op grond van de AVG diverse rechten die u kunt inroepen ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens. Uw rechten zijn de volgende:

  • Inzage, rectificatie en verwijdering
    U heeft het recht om inzage te verzoeken in de persoonsgegevens die wij van u verwerken en om deze vervolgens te laten aanpassen of te verwijderen.
  • Beperking van de verwerking
    U heeft het recht om een beperking van de verwerking te verzoeken, indien bijvoorbeeld de persoonsgegevens niet juist of niet meer nodig zijn of indien de verwerking onrechtmatig is.
  • Recht op bezwaar
    U heeft recht om bezwaar in te dienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit geldt indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor direct marketing of indien u bezwaar heeft vanwege uw bijzondere persoonlijke omstandigheden. Dit laatste geldt alleen als uw persoonsgegevens verwerkt worden op grond van een taak van algemeen belang of op grond van een gerechtvaardigd belang.
  • Gegevensoverdraagbaarheid
    U heeft het recht op dataportabiliteit, om de persoonsgegevens aan een derde te kunnen overdragen en ontvangt uw persoonsgegevens in dat geval in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm.
  • Toestemming intrekken
    Indien de persoonsgegevens op basis van toestemming worden verwerkt, heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. Dit doet echter geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
  • Klacht bij Autoriteit Persoonsgegevens
    U bent gerechtigd om een klacht in te dienen over de verwerking van uw persoonsgegevens bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

LET OP: Er geldt een uitzondering op het inroepen van bovenvermelde rechten bij KCM. Indien u deel heeft genomen aan een uit naam van onze klant uitgevoerd marktonderzoek (bijvoorbeeld een klanttevredenheidsonderzoek), is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke en de organisatie waar u zich tot dient te wenden voor het inroepen van uw rechten. KCM fungeert in die specifieke situatie slechts als ingeschakelde verwerker. Wij verwijzen u voor deze situatie graag naar de privacyverklaring van onze klant.

Derde partijen
KCM maakt voor de uitvoering van haar dienstverlening en het verwerken van uw persoonsgegevens gebruik van de dienstverlening van derde partijen. Dit zijn derden die wij inschakelen voor bijvoorbeeld ICT-ondersteuning (hosting website, Google), telefoondiensten, bezorgdiensten, mailserver, boekhouder of andere ondersteunende services. Uw persoonsgegevens worden enkel met deze
derden gedeeld voorzover dit noodzakelijk is voor het specifieke doel. Deze partijen mogen de Privacyverklaring KCM Holding B.V. Pagina 5 van 5 persoonsgegevens niet gebruiken voor andere/eigen doeleinden, zijn contractueel verplicht om zorgvuldig met uw persoonsgegevens om te gaan, zijn aan een geheimhoudingsplicht gebonden en voldoen aan de eisen die voortvloeien uit de AVG. Met alle derde partijen heeft KCM een verwerkersovereenkomst gesloten.

Doorgifte derde landen
KCM verwerkt persoonsgegevens zo veel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien er diensten buiten de EER ingezet dienen te worden, zal dit alleen plaatsvinden in landen die een passend niveau van gegevensbescherming bieden en waar de Europese Commissie een adequaatheidsbeslissing over heeft genomen. Dit betekent dat de gegevensbescherming in dat land
van vergelijkbaar niveau is als de AVG.

Beveiliging persoonsgegevens
KCM gaat uiterst zorgvuldig om met de persoonsgegevens die zij verkrijgt en verwerkt. Wij voldoen aan alle eisen die voortvloeien uit de AVG en hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen.

Links op website
Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij verwijzen u voor de privacyverklaring van deze derden naar de betreffende websites.

Wijziging Privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. De meest recente versie van de Privacyverklaring is beschikbaar op onze website.